4/8: Dra full nytte av AI:
Gjør AI-chatten til en ekspert på din bedrift

Har du noen gang ønsket deg en “ekspert” som vet alt om bedriften din?

En som kan finne informasjon fra interne dokumenter, besvare spørsmål og hjelpe ansatte med å jobbe mer effektivt? Med dagens AI-løsninger kan du enkelt gjøre akkurat dette!

Det handler bare om å gi AI-en tilgang til riktige dokumenter – og gi den en tydelig beskjed om hvordan den skal oppføre seg.

Nedenfor viser vi hvordan du kan sette opp din egen AI-ekspert for bedriften din. Vi forklarer hvorfor dette er viktig, hvilke dokumenter som er relevante, og hvordan du strukturerer dataene dine på best mulig måte.

1. Hvorfor skal vi bry oss om dette?

Fordi konkurransefordelen ligger i kunnskapen dere allerede har!

Bedriften din sitter sannsynligvis på mye verdifull dokumentasjon. En AI-ekspert kan utnytte disse dataene på en helt ny måte, som sparer tid og gir merverdi:

• Effektiv tilgang på informasjon: Ansatte slipper å lete i mapper, intranett eller spørre kollegaer. AI-chatten gir raske svar, rett fra kilden.
• Kunnskapsdeling på tvers: Informasjon som tidligere var “låst” i hodet på enkeltpersoner, blir tilgjengelig for alle.
• Rask opplæring av nye ansatte: I stedet for å bla i lange håndbøker, kan nyansatte stille spørsmål direkte til AI-en og få konsise svar.
• Økt produktivitet og kreativitet: AI-eksperten kan bidra med idémyldring, skriveutkast, forslag til problemløsning – basert på deres egen kontekst.

I en stadig mer konkurranseutsatt verden handler det om å være rask og relevant. De som tidlig tar i bruk en tilpasset AI, vil ha et forsprang på dem som kun satser på manuelle rutiner eller generelle AI-modeller uten tilknytning til bedriftens unike informasjon.

2. Hvilke dokumenter trenger en AI?

Kort fortalt: Alt som inneholder nyttig informasjon!

Det kan være Word-filer, PDF-er, interne websider, presentasjoner, produktmanualer, rapporter eller interne policy. Andre typer data, som lydfiler eller videoer, kan også benyttes – så lenge du først konverterer dem til tekst.

Eksempler på dokumenter i en bedrift kan være:

• Prosedyredokumenter: Hvordan utføres ulike arbeidsprosesser, HMS-rutiner osv.
• Ansattehåndbøker: Regler, retningslinjer og kultur.
• Teknisk dokumentasjon: Programvarebeskrivelser, API-dokumentasjon eller bruksanvisninger.
• Salgs- og markedsmateriell: Brosjyrer, salgspresentasjoner eller produktark.
• Rapporter og analyser: Budsjett, regnskap, markedsanalyser, kundetilfredshetsundersøkelser osv.

Jo mer datagrunnlag du gir AI-en, desto “smartere” blir den på akkurat ditt felt. Men husk at du ikke nødvendigvis trenger å laste opp absolutt alt med én gang. Start gjerne i det små, og utvid etter hvert når du ser nytten.

3. Hvordan strukturere data?

God struktur på dokumentene gjør det enkelt for AI-en å navigere og finne riktig informasjon. Her er noen tips:

1. Bruk konsistente filnavn og mappestrukturer

   • Del inn dokumentene etter tema, avdeling eller formål (f.eks. “Salgsdokumenter”, “HR”, “Tekniske manualer”).
   • Gi filene meningsfulle navn, slik at det er lett å forstå innholdet (f.eks. “Produktmanual_X_v2.pdf”).

2. Rydd bort gamle og utdaterte versjoner

   • Unngå at AI-en “lærer” utdatert informasjon.
   • Oppdater og fjern det som ikke lenger er relevant.

3. Vurder tilgangsnivåer

   • Ikke alle dokumenter skal være tilgjengelige for alle ansatte.
   • Sett opp tilgangsstyring dersom du har svært sensitive filer. Da kan du begrense hvem som får svar om visse temaer.

4. Konverter til tekst der det er mulig

   • Har du lydfiler eller videoer? Konverter disse til tekstformater. Jo mer lesbart data er, desto bedre kan AI-en gjenkjenne og bruke det.

5. Bruk en AI-plattform som støtter organisering

   • Noen AI-tjenester lar deg laste opp dokumenter slik at AI-en blir en ekspert på din bedrift.
   • Dette gir bedre presisjon når du stiller spørsmål.

Slik gjør du det – steg for steg

1. Samle dokumentene dine
   Begynn med det mest relevante innholdet: prosjektrapporter, prosedyrer, manualer eller hva som betyr mest for kjernevirksomheten.

2. Konverter til et tilgjengelig format
   Sørg for at dokumentene er i et tekstvennlig format (Word, PDF, HTML).
   Om nødvendig, transkriber lyd og video.

3. Gi AI-en en instruks
   Skriv en kort, presis tekst som forklarer rollen AI-en skal ta. For eksempel:

   “Du er en ekspert på [bedriftens navn]. Du kan alt om våre interne rutiner, produkter og tjenester. Dine svar skal være nøyaktige, presise og brukervennlige. Du deler aldri sensitiv informasjon til uvedkommende.”

4. Test og juster
   Start med enkle spørsmål for å se om AI-en finner frem til riktig informasjon. Juster om nødvendig ved å gi klarere instruks eller legge til flere relevante dokumenter.

I forrige steg lærte du å velge riktig AI-modell,
og nå får du se hvorfor opplæring av ansatte og ledere er avgjørende:

Trenger du hjelp?

Dette nettkurset er laget av det norske AI-selskapet Internia.

Vi tilbyr både enkle introduksjonskurs, personlig rådgivning og AI-verktøy, slik at du kan ta i bruk AI på en trygg og effektiv måte.

• Test ut Internias AI-chat
  Utforsk kunstig intelligens i praksis med vår interaktive chatbot.
• Meld deg eller dine ansatte på digitale eller fysiske AI-kurs eller workshop
  Lær alt fra grunnleggende AI-kunnskap til avanserte metoder for å implementere AI i bedriften din.
• Kontakt oss for en uforpliktende prat
  Vi hjelper deg å finne de beste løsningene for dine behov.